创新团队“规模化”的第一步:数字化管理提升效率

沃桥材料表示,以往使用传统纸本作业与群组沟通的工作方式,当工案和人员少时还堪使用,但随着规模扩张,分布各地工程师管理、工程进度及帐款追踪、资讯搜集等问题越来越多,不得不思考导入系统让管理更有效率;公司曾选用海外系统,因使用不接地气、使用率不高,故另寻他法。

公司管理者偶然在网路上看到外勤筋斗云产品,可针对外勤人员做上下班打卡、派工、表单的数字云端管理,他们认为,该系统除了解决工程公司的管理问题,其收费方式也不是很大的负担,所以决定开始测试,“导入过程中,系统有顾问人员会针对现行作业流程,进行专业详细的产品设定和使用建议。”

图说:舍海外系统 沃桥材料导入外勤筋斗云助管理 沃桥材料/提供。

数字化后的三大改变:E化管理、云端回报、即时数据

透过数字化管理,沃桥材料摆脱早期杂乱的工作群组和纸本作业,资讯分散杂乱且无法即时同步;现在能够多端作业,各工程不仅清楚显示,还省去统计整理的工作,即时掌握正确工程资讯。

对于沃桥材料而言,工程施工的“材料”是关键资源,关乎工作进度和专案成本;目前施工前须准备的材料资源,可以透过系统的讯息功能布达,主管能从系统中看到整体排程状况,再依照进度新增任务,完成后,被指派的工程师都会收到推播通知,亦可从日程表中得知任务的资讯。

除此之外,也能透过手机云端回报,进行人员上下班定位打卡、主管留言注记人员到齐和填写上传工单;沃桥材料表示,主管会于下班后运用Web或APP确认工单回报状况并进行结案,再指派隔天任务;不只做了有效地派工、考勤管理,所有数据记录下来,利用后台的枢纽分析表,对人力和时间成本有能有更精确地掌控。

而攸关财务管理的薪资计算,采用数字化管理后,打卡记录、请假出勤一目了然,云端汇出数据后三小时内完成计算,相当便利。沃桥材料表示,他们也应用了系统的手机APP表单功能,让工程师可以随时填写请款申请或代垫申请单,会计从后台查询审核确认后,即可进行发款作业,有效掌握工程收支状况。

沃桥材料认为,数字化管理系统完整融入了日常作业,改善了出缺勤纪录、派工备料、行政作业如薪酬计算和预支款申请等,第一线使用者的接受度也很高,未来将更持续善用系统来优化管理。

图说:外勤筋斗云界面示意图。 三商电脑/提供

新创公司资源有限 “小资”拥抱新科技

一般系统建置费用高昂,中小企业资源有限,可以选择以月租或年租收费的数字云端管理系统,例如外勤筋斗云采用云端服务形式,不需要一口气负担一大笔系统建置费用,并且提供线上试算,让公司决定采用模式,不必一次支付上百万元就能拥抱新科技。

三商电脑外勤筋斗云导入顾问王博明建议,类似沃桥材料的新创公司,因为管理结构较大型企业弹性,导入服务后,应可以再深化至行政管理层面,例如,财务核销的纸本单据,可改用“签核表单”设计电子流程,让会计确认更加便捷。未来,外勤筋斗云的线上签核流程设计和多语系支援,让数位表单深化到内勤与行政签核,为新创企业带来更为便捷的数字化体验。